Explicamos o que é o processo administrativo de uma organização ou empresa e sua importância. Além disso, quais são seus quatro estágios.
Qual é o processo administrativo?
O processo administrativo é um conjunto de funções administrativas dentro de uma organização ou empresa que buscam aproveitar ao máximo os recursos existindo de forma correta, rápida e eficiente.
O processo administrativo É composto por quatro etapas elementares: planejamento, organização, execução e controle. Por meio deles, os integrantes de uma empresa buscam atingir as metas ou objetivos propostos.
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Origem do processo administrativo
O processo administrativo foi detalhado por Henry Fayolengenheiro francês, que descreveu suas fases e características em sua obra: “Administração Industrial e Geral” (1916).
Fayol valeu-se de sua experiência na empresa francesa de ferro e carvão, Compagnie Commentry Fourchambault et Decazeville (lá ocupou cargos técnicos e depois gerenciais de 1888 a 1918); e em seus estudos na área de administração. Para Fayol, O fator humano é a peça fundamental no funcionamento das empresas e o cumprimento de metas e objetivos.
Na “Administração Industrial e Geral” estabeleceu as seis funções de cada empresa industrial (técnica, administrativa, contabilística, comercial, financeira, segurança) e definiu as funções administrativas como as responsáveis pela coordenação e sincronização das outras cinco funções. Dentro das funções administrativas desenvolveu as quatro etapas para um processo administrativo eficiente e correto.
Além disso, descreveu quatorze princípios a serem aplicados nas empresas: hierarquia de comando, ordem, disciplina, equidade, divisão de trabalho, remuneração justa, trabalho em equipe, iniciativa, estabilidade de pessoal, unidade de direção, centralização, subordinação de interesse particular ao geral , autoridade e responsabilidade e unidade de comando.
O seu trabalho funciona como base de muitas organizações e empresas e centra-se em três aspectos fundamentais: a aplicação do processo administrativo, os princípios técnicos e a divisão do trabalho.
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Importância do processo administrativo
O processo administrativo funciona como um guia simples e rigoroso através do qual uma empresa ou organização tenta atingir os objetivos propostos da forma mais eficiente.
A aplicação deste processo administrativo permite aproveitar a mão de obra e os recursos técnicos e materiais que uma empresa dispõe. O processo administrativo permite o controle organizado dos recursos e o descarte eficiente dos mesmos.
Este processo pode ser aplicado em qualquer tipo de empresa e cada membro da organização deve conhecer o seu papel dentro do processo. Planejar e organizar processos administrativos costuma ser atribuição de cargos hierárquicos cujas funções são menos técnicas e mais administrativas.
Características do processo administrativo
- É utilizado em empresas e organizações para a correta administração e utilização de recursos.
- Serve para organizar procedimentos e cumprir metas e objetivos.
- Deve estar alinhado com os objetivos da empresa e busca-se que possa ser aplicado de forma eficaz e simples.
- Suas fases estão inter-relacionadas e podem ser divididos em: mecânicos (compostos por planejamento e organização) e dinâmicos (compostos por direção e controle).
- O ciclo de suas fases se repete para cada objetivo proposto. São etapas cíclicas e repetitivas.
- Deve ser conhecido por todos os membros da empresa.
- Pode ser aplicado em qualquer tipo ou tamanho de empresa.
- Deve ser regulamentado pela liderança administrativa da organização.
Fases do processo administrativo
1. PLANEJAMENTO
O planejamento é a primeira etapa que o órgão administrativo de uma empresa deve exercer. É aqui que objetivos e metas serão planejados que a empresa deve cumprir e os métodos a executar.
A relação entre pessoal de trabalho e pessoal administrativo deve ser complementar para o correto funcionamento da empresa e o cumprimento dos seus objetivos.
Em planejamento, Deve ser desenvolvido um plano que contenha as diferentes atividades futuras que vão ser realizados e o referido plano deve ser implementado dentro do prazo estabelecido.
Atividades de planejamento
- Pré-defina os objetivos e metas que deseja alcançar durante um determinado período.
- Prever.
- Estabeleça uma estratégia com seus métodos e técnicas correspondentes a serem executadas.
- Tome medidas contra problemas futuros.
2. ORGANIZAÇÃO
Após planejar os objetivos e atividades futuras a serem realizadas para atingir as metas propostas, o próximo passo é distribuir cada atividade entre os diferentes grupos de trabalho que compõem uma empresa.
Isso vai depender habilidades físicas e intelectuais de cada trabalhador e os recursos que a empresa dispõe. O objetivo da organização é atribuir um objetivo a cada área da empresa para que possa ser cumprido com o mínimo de gastos e com o máximo grau de satisfação em cada colaborador.
Atividades de organização
- Faça uma seleção detalhada dos trabalhadores certos para a posição certa.
- Subdivida cada tarefa em unidades operacionais.
- Selecione uma autoridade administrativa para cada setor.
- Fornecer materiais e recursos úteis para cada setor.
3. EXECUÇÃO
Para a execução é necessária a figura de um gestor capaz de dirigir, tomar decisões, instruir e ajudar os diversos setores trabalhistas. Na execução buscando dar o primeiro passo nas atividades designado aos grupos de trabalho para continuarem a realizar essas atividades de maneira regular e eficaz.
Cada grupo de trabalho é regido por regras e medidas que melhoram o seu funcionamento.
Atividades de implementação
- Ofereça um caráter motivador à equipe.
- Recompense cada funcionário com o salário correspondente.
- Esteja atento às necessidades de cada trabalhador.
- Manter uma comunicação estável entre todos os setores.
4. CONTROLE
A função de controle tem o papel de garantir que a empresa esteja no caminho do sucesso. Embora cada função possa ser desempenhada à risca, isso não garantirá que a entidade avançará no sentido de uma trajetória económica positiva.
O controle é uma tarefa administrativa que deve ser realizada de forma profissional e transparente. Controle das atividades realizadas em uma empresa É usado para analisar seus pontos altos e baixos.
Depois de obter os resultados correspondentes, podem ser analisadas as diferentes modificações que deverão ser realizadas para corrigir esses pontos baixos.
Actividades de control
- Compare os resultados obtidos com os planos previamente elaborados.
- Avaliar e analisar os resultados obtidos.
- Iniciar ações corretivas apropriadas.
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Referências
- “Os princípios de Fayol e as funções básicas da empresa” no CEREM.
- “Henry Fayol” na Wikipédia.
- “O que é um processo administrativo?” em Impulsa.