Explicamos o que é controle na administração e quais são as fases do processo de controle. Além disso, os tipos de controle administrativo.
O que é controle na administração?
Nas ciências da gestão, falamos de controle para nos referirmos a uma das principais funções administrativasjuntamente com o planejamento, a organização e a gestão, cuja tarefa é garantir que as ações da organização sejam executadas conforme planejado, ou avaliar a eficácia dos resultados obtidos, ou seja, seu grau de proximidade com o ideal esperado.
A dinâmica de controle administrativo normalmente envolvem a obtenção de informações sobre o processo de negócios e resultadose a aplicação de correções pertinentes para corrigir erros e maximizar a eficiência.
É um mecanismo de feedback do sistema organizacional que depende para operar nas três etapas anteriores, principalmente no planejamento, etapa onde são definidas as expectativas e metas. Em teoria, uma organização cujos processos e resultados estejam mais alinhados com o planejado será muito mais eficiente do que aquela que sai do caminho.
Assim, os processos de controle permitem não apenas medir o desempenho organizacionalmas também estabelecer com precisão os padrões de qualidade ideais para isso, e também avaliar e tomar as medidas corretivas pertinentes.
Ele processo de controle adequadoNeste sentido, deve ser económico, flexível e preventivo, mas também, como já dissemos, deve responder aos objectivos organizacionais estabelecidos.
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Processo de controle (fases)
As fases do processo de controle tendem a ser as seguintes:
- Fase 1: Estabelecer padrões. Nesta fase inicial, são refinados e definidos os parâmetros de medição ou avaliação, sem os quais seria impossível saber o quão bom ou mau o produto fica. Isso envolve quatro tipos de padrões: quantidade (volume de produção, quantidade de estoque, etc.), qualidade (precisão, realização do produto), tempo (tempos de produção) e custos (custo de vendas, custos de produção, etc.).
- Fase 2: Avaliação de desempenho. A medição real dos processos organizacionais.
- Fase 3: Comparação de desempenho. As margens de desempenho esperadas são comparadas com as obtidas e comparadas com os padrões iniciais para determinar a margem de sucesso ou erro.
- Fase 4: Ação corretiva. É elaborado um relatório que registra todos os itens acima e são tomadas as ações necessárias para melhorar ou aperfeiçoar o processo, como determinar em que nível da estrutura do negócio estão os problemas e quais são suas possíveis soluções.
Tipos de control administrativo
Existem os seguintes tipos de controle administrativo:
- Controle prévio ou pré-controle. Ao serem prévios à ação, garantem que esta responde aos recursos previstos (humanos, materiais e financeiros). Isto envolve identificar as despesas financeiras orçamentadas, antecipar as atividades a serem realizadas e prever quanto custará realizá-las.
- Control directivo o de dirección. Eles são conhecidos como controles de progresso ou controles cibernéticos e monitoram a jornada dos processos organizacionais antes que eles terminem, para ter tempo de agir ou forçar uma mudança de rota. Esses controles só funcionam se houver feedback adequado.
- Controle atual. Esse controle é realizado ao longo de todo o processo de negócio, ou seja, ao mesmo tempo em que ocorre, pelas mãos dos gestores ou do próprio pessoal operacional.
- Controle posterior. São realizados uma vez concluída a ação produtiva e são dados retrospectivamente, avaliando todo o percurso e tirando as conclusões relevantes sobre o que correu bem e o que não correu bem. É então coletado um relatório que será usado para gestão futura e para recompensar ou incentivar os trabalhadores.
Referências
- “Controle (Administração)” em EcuRed, Conhecimento com todos e para todos.
- “Controle dentro do processo administrativo” em Gestiópolis.
- “O controle como fase do processo administrativo” em Monografias.com.