Explicamos o que é um sistema de administração, quais são suas funções, como é composto e os tipos que existem.
O que é um sistema de administração?
Um sistema de gestão consiste em um conjunto de processos que os membros de uma organização devem realizar para atingir os objetivos pré-estabelecido.
Estes sistemas devem incluir cada unidade administrativa e especificar a função de cada funcionário e quais as suas tarefas a desempenhar para atingir um determinado nível de vendas e produção que se traduza em maiores benefícios para a empresa.
Isso facilita o funcionamento da organização, permite monitorar o desempenho de cada funcionário e realizar auditorias.
Nos últimos anos, as organizações têm optado pela especialização dos trabalhadores, pela repartição do poder de acordo com os níveis ocupados na hierarquia e pela divisão do trabalho. Tudo isso facilita e agiliza a tomada de decisões para atingir os objetivos e metas da organização.
Ao tomar decisões, os funcionários confiam nas informações refletidas no sistema de administração.
Os sistemas cuidam de três coisas:
- Apoiar tarefas operacionais.
- Compilar e armazenar dados.
- Gerar informações.
Os sistemas são compostos pelos seguintes elementos:
- O elemento que fornece material para o sistema funcionar.
- O propósito para o qual o sistema foi formado.
- O fenômeno que gera mudanças: Converte entradas em saídas.
- Opinião. Compara o resultado com um conjunto de critérios previamente estabelecidos e baseia-se nesses critérios para controlar os resultados.
- Ele contexto em que o sistema está localizado. O ambiente interage com o sistema constantemente.
Veja também: Gestão na administração
Tipos de sistemas de gestão
Dentro das empresas, podem ser encontrados os seguintes tipos de sistema de gestão:
- Controle de processos de negócios. Sistemas que controlam processos de negócios e tratam de processos físicos e industriais.
- Processamento de transações. Sistemas informatizados que são utilizados nos níveis básicos da hierarquia organizacional (no nível operacional). Neles são registradas as transações diárias que viabilizam o funcionamento da organização.
- Apoio na tomada de decisão. Sistemas baseados em computador que serão utilizados por um ou mais gestores específicos. Esse sistema de informação informatizado funciona como suporte para a tomada de decisão em torno de um problema que deve ser resolvido.
- Informações gerenciais. Estes sistemas recolhem informações de diferentes fontes e depois processam-nas em estatísticas, relatórios ou qualquer outro formato útil. Essas informações são utilizadas por supervisores e gestores como matéria-prima para a tomada de decisões relacionadas à gestão da empresa.
- Colaboração empresarial. Esses sistemas estão entre os mais utilizados e auxiliam os dirigentes da organização a controlar o fluxo de informações internas. Entre eles estão sistemas multimídia, transferência de arquivos ou e-mail.
- Informações executivas. São os sistemas que fornecem informações externas e internas aos gestores seniores para a tomada de decisões. São de fácil e rápido acesso e apresentam as informações em forma gráfica. Eles fornecem informações gerais que simplesmente representam graficamente a operação como um todo.
Dependendo da sua natureza, os sistemas podem ser:
- Abrir. Há uma troca de elementos e informações com o meio ambiente, e essa influência externa modifica resultados, comportamentos e atividades. Por exemplo, uma empresa.
- Fechado. Nenhuma informação ou elemento é trocado com o meio ambiente: são sistemas fechados contra qualquer tipo de influência. Por exemplo, máquinas.
Outros tipos de sistemas são os seguintes:
- Resumos. São constituídos por conceitos gerais, números, doutrinas filosóficas, hipóteses, ideias, planos ou linguagens. É o “software”.
- Concretos. Eles são compostos de elementos tangíveis, como equipamentos ou máquinas. É o “hardware”.
- Operacional. Dedicam-se ao processamento de informações (geralmente repetitivas) e à preparação de relatórios.
- Informativos. Eles são responsáveis pelo armazenamento e processamento de dados e são utilizados para tomar decisões alinhadas às metas e objetivos da organização.
- Gerentes. Funciona em dados que não foram previamente selecionados ou transformados.
Teoria geral dos sistemas de gestão
A teoria geral dos sistemas emerge dos escritos de Ludwing von Bertalanffy (biólogo alemão), publicados nas décadas de 1950 e 1960. Esta teoria não visa resolver obstáculos ou fornecer soluções práticas. Porém, conhecê-lo ajuda a analisar o contexto na hora de tomar decisões dentro de uma organização.
Esta corrente considera que as propriedades de cada sistema não podem ser estudadas como elementos separadosmas devem ser abordados em conjunto.
Algumas características da teoria dos sistemas são as seguintes:
- Visão sistemática. Cada organização é considerada como um sistema que possui cinco partes: entrada, saída, processo, ambiente e feedback.
- Multidimensional. Cada empresa é abordada do ponto de vista macroscópico e microscópico. A primeira aborda-o em relação ao seu país ou comunidade e a segunda considera as suas unidades internas.
- Dinamismo. A interação que ocorre dentro da empresa é considerada um processo dinâmico.
- Adaptabilidade. Considere que as organizações são sistemas adaptativos. Se não fizerem uso dessa qualidade, não sobreviverão às modificações do contexto.
- Descritivo. Tem como objetivo caracterizar as qualidades da organização e da sua administração. Captura os objetivos e métodos e descreve os fenômenos das organizações.
- Multicausalidade. Considera que um evento pode ser consequência de diferentes fatores interdependentes e relacionados.
- Probabilística. Admite que as variáveis podem ser analisadas de forma preditiva e não baseada em certezas.
Pode ajudá-lo: Teoria dos Sistemas
Referências
- «Sistemas de Administração» em Gestiopolis.com
- «Os 6 principais tipos de sistemas de informação» em Kyocera.es
- «Teoria de Sistemas» em Administração de Empresas