Manual de Procedimentos

Explicamos o que é um manual de procedimentos, sua estrutura, seus tipos e como fazer um. Além disso, para que serve e exemplos.

O que é um manual de procedimentos?

Um manual de procedimentos é um documento que fornece Informação sobre as diferentes operações realizadas por uma organização. Pode indicar as atividades ou tarefas de toda a empresa, de uma área ou departamento específico, ou de um cargo específico. É elaborado pela mesma instituição ou organização onde a informação é utilizada e apresentada de forma detalhada, ordenada, sistematizada e compreensível.

No campo empresarial, procedimento é o conjunto de ações específicas que devem ser realizadas para atingir um objetivo. Portanto, os manuais mencionam todas essas tarefas, a ordem em que devem ser executadas, quem deve realizá-las e o tempo que devem levar. Além disso, estão incluídas informações sobre os materiais ou recursos necessários. Desta forma, todas as etapas são especificadas para que um procedimento seja realizado com eficiência e mantendo a qualidade da produção.

O manual de procedimentos foi concebido como uma ferramenta administrativa de uso diário, pois permite orientar o desempenho do trabalhador em caso de qualquer dúvida. Por outro lado, é também um instrumento que facilita o controle interno da organizaçãopois detalha as tarefas que devem ser realizadas.

Além disso, o manual de procedimentos ajuda todos a saberem quais são os objetivos da organização e como executar as suas tarefas; para que os gestores possam gerir as atividades dos outros, tomar decisões e resolver problemas rapidamente; para que os treinamentos sejam de fácil compreensão; para que reduza o tempo que deve ser gasto na explicação de uma tarefa, entre outros benefícios.

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Estrutura de um manual de procedimentos

Os elementos que qualquer manual de procedimentos deve incluir são:

• EU IA. É o nome da organização e o logotipo. Outras informações, como a data, também podem ser fornecidas. É colocado na primeira folha ou capa.
• Título. É o nome do procedimento que é explicado e geralmente aparece na primeira página ou na capa.
• Índice. É uma lista que indica qual conteúdo existe e em quais páginas eles estão.
• Metas. É a seção onde são mencionados os objetivos que se pretende atingir na aplicação dos procedimentos detalhados no manual.
• Alcance. É uma seção que indica em qual área ou setor o manual será aplicado.
• Termos ou glossário. É uma seção na qual são fornecidas definições de palavras específicas ou técnicas.
• Responsabilidades. É uma seção que indica quem está envolvido nos procedimentos.
• Procedimentos. É a seção em que todos os procedimentos são descritos detalhadamente e indicando todas as etapas em sua ordem; como, onde e quando são realizados; quanto tempo eles duram; quem os executa e quem os supervisiona.

Além disso, se necessário, os manuais de procedimentos podem incluir outros elementos:

• Formulários. São textos impressos com partes em branco que devem ser preenchidas. São utilizados em procedimentos que buscam registrar determinadas informações.
• Diagramas de fluxo. São diagramas que mostram as etapas de um procedimento de forma sequencial e simples.
• Marco normativo. É uma seção que indica as regras ou leis relacionadas ao manual.

Tipos de manuais de procedimento

Existem diferentes tipos de manuais de procedimentos. Alguns dos mais importantes são:

• Manual organizacional o administrativo. É aquele que indica como e quem deve realizar as tarefas administrativas e organizacionais de uma empresa ou instituição.
• Manual departamental. É aquele em que são indicados todos os procedimentos de uma área ou departamento e funciona como um guia para os responsáveis ​​de um determinado setor.
• Manual de posição. É aquele em que são indicados todos os procedimentos ou atividades que uma pessoa deve realizar de acordo com sua função. Destina-se a quem já trabalha numa empresa ou a novos colaboradores.
• Manual de técnicas. É aquele em que são mencionadas todas as etapas envolvidas em um processo para executar corretamente uma tarefa.

Como você faz um manual de procedimentos?

Para criar um manual de procedimentos, você pode seguir uma série de etapas:

• Faça um diagnóstico. Deve ser feita uma avaliação sobre quais são os procedimentos de uma organização, seus objetivos, como são realizados, se estão redigidos e quais são suas vantagens e desvantagens. Dessa forma, será possível determinar quais informações já estão disponíveis, o que deve ser formulado do zero e quais procedimentos precisam ser corrigidos para torná-los mais eficientes.
• Defina os objetivos. Os objetivos devem ser determinados, ou seja, o que se deseja alcançar depois de aplicados os procedimentos. Para isso, deve-se levar em consideração a visão, a missão e os valores da organização.
• Indique quais procedimentos são necessários para atingir os objetivos. Deve ser feita uma lista de todos os procedimentos envolvidos para atingir os objetivos. Em certos casos, as organizações já possuem procedimentos em vigor, mas podem precisar de modificar alguns ou adicionar outros.
• Descreva cada procedimento. Deve ser explicado como são realizados os procedimentos, tendo em conta todas as suas etapas e a ordem em que são realizados, quem é o responsável, quanto tempo duram, como e onde são feitos. Além disso, se necessário, deve ser mencionado qual a ligação que têm com outros procedimentos da organização.
• Escreva o manual. O manual deve ser redigido tendo em conta a sua estrutura e o público a que se dirige, pois deve ser simples e claro. É provável que, com o tempo, o manual precise ser modificado para se adaptar às mudanças externas e aos novos objetivos.

Para que serve um manual de procedimentos?

O manual de procedimentos serve para:

• Divida as tarefas de uma organização. É utilizado para distribuir todas as tarefas de uma organização, sejam elas administrativas, produtivas, logísticas ou outras.
• Indique o que cada pessoa e cada área deve fazer. Indica as tarefas de cada cargo, de cada departamento ou da organização em geral. Além disso, também determina qual é a responsabilidade de cada pessoa de acordo com sua função ou hierarquia.
• Unificar procedimentos. Permite que todos os processos semelhantes sejam realizados de uma única forma, evitando assim dúvidas, erros e confusões. Além disso, geralmente indica como devem ser resolvidos quaisquer problemas que possam surgir.
• Avaliar, gerenciar e melhorar o trabalho. Permite avaliar o desempenho dos trabalhadores e de cada área, a qualidade do que é produzido, a eficiência, entre outros elementos, com o objetivo de fazer todas as alterações necessárias.
• Implemente novos procedimentos facilmente. Explica detalhadamente todas as etapas de um procedimento e, portanto, é útil no treinamento de funcionários.
• Melhore o gerenciamento do tempo. Permite que as atividades sejam realizadas sem a necessidade de consultar constantemente um superior ou perder tempo para resolver situações complexas.
• Melhore o gerenciamento de recursos. Serve para garantir que os recursos, como os materiais, sejam utilizados da forma mais eficiente possível. Além disso, desta forma, são gerados menos resíduos e os custos diminuem.
• Tome melhores decisões. Ao explicar como são as atividades de uma organização, facilita a análise dos processos para tomar melhores decisões.
• Melhorar a comunicação. Serve para explicar de forma simples e clara como uma atividade deve ser realizada e, assim, reduzir erros de interpretação.
• Alcançar objetivos. Quando são definidos novos objetivos, é útil organizar as etapas e tarefas que permitirão alcançá-los.

Exemplos de manuais de procedimentos

Abaixo estão alguns exemplos de manuais de procedimentos:

1. Manual de procedimentos (Universidade Estadual de Sonora, UES).
2. Manual de procedimentos para processamento de documentos (Arquivo Nacional da República de Cuba, Sistema de Arquivos Nacionais, Arquivo Geral da Nação da República Dominicana).
3. Manual de procedimentos de tradução juramentada (Faculdade de Tradutores do Peru).
4. Manual Processual. Cadastro nacional de entidades de avaliação externa da qualidade em saúde (Ministério da Saúde, Argentina).
5. Manual de políticas, normas e procedimentos para pessoal administrativo (Divisão de Recrutamento e Seleção de Pessoal, Poder Judiciário).

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Referências

• Hernandez Rocha, SJ e Martinez Gonzalez, P. (2023). Metodologia para implementação de manual de procedimentos. Tlatemoani. Revista de Pesquisa Acadêmica, 14(44), 149-162.
• Isaza Serrano, AT (2018). Sistema de Controle Interno e Gestão da Qualidade. Edições da U.
• Vivanco Vergara, ME (2017). Manuais de procedimentos como ferramentas de controle interno de uma organização. Universidade e Sociedade, 9(3), 247-252.