Kanban

Explicamos o que é o método Kanban, como funciona e quais são seus benefícios. Além disso, contamos como foi sua origem e sua história.

O que é Kanban?

Kanban é o nome japonês (escrito 看板) de um sistema de informação que funciona com base em cartões que identificam e controlam harmoniosamente os processos produtivos de uma organização. É considerado um subsistema do método Na hora certa (“Just in time”), também conhecido como “método Toyota”, que consiste na chegada dos insumos e produtos fabricados no momento e nas quantidades em que são necessários, sem necessidade de armazenamento.

O método Kanban funciona de forma semelhante: o produto ou insumos são acompanhados de um cartão de identificação que, uma vez utilizados ou consumidos, é enviado ao produtor como um pedido. para estimular a reposição de estoques. Desta forma, é produzido um fluxo contínuo que reduz a necessidade de armazenamento e subordina a produção diretamente à demandao que evita o excesso de produção.

Este mesmo princípio, geralmente aplicado às fábricas, É utilizado para a gestão do trabalho intelectual, no que é conhecido como Quadros Kanban o Quadros Kanban. Estes últimos funcionam com base na visibilidade dos trabalhos pendentes, em curso e concluídos, utilizando cartões de identificação de cada tarefa ou tarefa, e organizando-os num quadro que dispõe de três colunas, cada uma para o respectivo estado do trabalho. brinco (pendência), em processo (fazendo ó trabalhar) o finalizado (feito).

Este método é utilizado no desenvolvimento de software, gestão operacional empresarial e muitas outras áreas de trabalho, sempre sob o lema de não sobrecarregar os trabalhadores e gerar um fluxo de trabalho estável.

Veja também: Gestão empresarial

Origem e história do Kanban

A palavra japonesa Kanban Significa “sinal visual” ou “cartão”e era um modelo de gestão de produção surgiu nas fábricas da Toyota por volta de 1940como uma evolução do método Na hora certa que já governava a empresa.

A ideia de sua criação foi estabelecer um modelo de trabalho transparente e eficiente, que permitisse aos envolvidos saber a todo momento quais processos estavam prontos e quais não estavam. A criação deste método é atribuída ao engenheiro industrial japonês Toyota Taiichi Ohno.método que mais tarde foi replicado por seus concorrentes americanos.

Porém, O primeiro a aplicar este método oriental às tecnologias de informação e ao desenvolvimento de software foi o americano David J. Anderson., por volta de 2004, que tomou como exemplo as experiências de outros empreendedores como Eliyahu Goldratt, Edward Deming e Peter Drucker. Desta forma conseguiu melhorar o fluxo de produtividade de sua empresa a tal ponto que posteriormente se dedicou a divulgar o método Kanban através de livros como Kanban: mudança evolutiva bem-sucedida de 2010.

Como funciona o método Kanban?

A ideia central do método Kanban é gerar um fluxo de produção transparente e ininterrupto, para o qual utiliza uma perspectiva evolutiva e não disruptiva do trabalho. Para isso, é possível utilizar quadros físicos (como quadros brancos de acrílico) ou ferramentas de software Kanban especializadas.

A ideia é tornar visíveis os tempos e fluxos dos diferentes processos de forma simples e assim poder tomar decisões que maximizem a eficiência ou reduzam “gargalos”, tal como fez a empresa Toyota em meados do século XX, eliminando a necessidade de armazenar matérias-primas e produtos manufaturados.

Resumindo, o sistema Kanban propõe que uma determinada tarefa seja identificada com um cartão adesivo (um poste, por exemplo), que deve percorrer as diferentes etapas do seu processo para acompanhá-lo e torná-lo visível. Esse deslocamento ocorre nas mãos da equipe que o realiza, para que o conselho vira ponto de encontro e diálogo entre equipes de trabalhoe dessas reuniões emergem opções para melhorar o sistema.

Para que o método seja bem-sucedido, porém, deve-se prestar atenção aos seus quatro princípios fundamentais, detalhados a seguir.

Os princípios do Kanban

• Você sempre começa com o que você já faz. Ou seja, devemos começar pelo que já estamos fazendo e não tentar começar do zero para organizar o processo. O Kanban trabalha sobre procedimentos que já estão em andamento, pois opera com base na sua evolução e desenvolvimento futuro imediato.
• As mudanças são propostas de forma gradual e evolutiva. Mudanças radicais podem ser atraentes, mas acarretam taxas de fracasso mais altas. Kanban propõe a identificação e realização de pequenas, mas significativas mudanças, realizadas continuamente: a ideia é conduzir gradativamente o sistema a um novo padrão.
• As funções, processos e posições atuais são respeitados. As mudanças sempre trazem resistências, e a melhor forma de aplicá-las é preservando a hierarquia e a estrutura atuais, para caminhar gradativamente em direção à melhoria do sistema, e não à sua revolução violenta.
• A liderança é exercida em todos os níveis. O método Kanban não delega liderança à gestão nem opera verticalmente, mas requer o consenso dos envolvidos, que devem empreender e sustentar as mudanças com convicção. Caso contrário, as velhas práticas continuarão por inércia ou oposição.

Benefícios do Kanban

Os principais benefícios do método Kanban podem ser resumidos como:

• Permite maior organização e colaboração. A abordagem visual da metodologia Kanban permite um acompanhamento de tarefas mais simples, rápido e pragmático, o que se traduz em maiores possibilidades de colaboração entre diferentes equipas e estruturas mentais mais flexíveis.
• Promove desempenho e transparência. A flexibilidade e o pragmatismo do método Kanban colocam o desempenho e a transparência em primeiro lugar, ou seja, dá prioridade à eficiência e à comunicação, duas características fundamentais para o sucesso de qualquer tipo de organização. Ao permitir que o progresso dos processos seja observado abertamente, o diálogo é incentivado e abre-se espaço para pequenas mudanças.
• Permite melhor distribuição do trabalho. A visibilidade e simplicidade estética do modelo Kanban implica menor investimento de tempo e esforço em modelos de apresentação de trabalhos, implementando um esquema simples e direto que reduz o tempo de espera e facilita a realocação de recursos.

As seis práticas principais do Kanban

De acordo com o proposto por David J. Anderson e seus seguidores, o método Kanban pode ser implementado corretamente se forem levadas em consideração seis tarefas fundamentais, chamadas “práticas”:

• Ver o fluxo de trabalho. Para compreender as necessidades do fluxo de trabalho é fundamental adquirir uma perspetiva geral de como este decorre, e isso requer uma correta visualização do processo, ou seja, uma boa representação das diferentes dinâmicas envolvidas. Para isso, é fundamental dispor no quadro tantas colunas quantas etapas, por exemplo, para que as cartas ou etiquetas ocupem seu lugar de acordo com as etapas atuais.
• Limite o Trabalho em progresso. O sistema Kanban é um sistema de tipos puxar (“pull” em inglês), que exige a conclusão de trabalhos pendentes antes de poder assumir novas etapas ou necessidades. Ou seja, os trabalhadores devem ser incentivados a cumprir as suas tarefas para avançar e assumir novas, evitando a todo custo a acumulação de trabalho “em curso”.
• Direcione e gerencie o fluxo. Este é o cerne do método Kanban: controlar o fluxo de trabalho, destacar suas principais etapas e descobrir e resolver funis ou “gargalos”. Para isso, é aconselhável identificar e eliminar etapas intermediárias de espera, reduzir o tempo de entrega e tornar o fluxo de trabalho um processo suave, previsível e harmonioso. Desta forma, os tempos de conclusão de cada tarefa podem ser previstos com certeza.
• Explique as políticas de uso. As políticas de uso são as regras do processo de trabalho, que devem ser plena e comumente compreendidas por todos os envolvidos. Regras do jogo claras, explícitas e formuladas de forma simples são uma grande aliada para a resolução de problemas, o que estimula a autonomia e a independência do trabalhador. Estas “regras” podem ser pensadas como um algoritmo a seguir, um protocolo de observação ou simplesmente os padrões a conhecer e reconhecer quando uma tarefa está pronta e, portanto, deve passar para a próxima coluna.
• Use ciclos de feedback. Um ciclo de feedback é um mecanismo de análise no qual a resposta de um processo fornece informações sobre como o próprio processo ocorreu e, assim, contribui para a tomada de decisões que levam à sua própria melhoria. Em outras palavras, é um opinião entre produto e processo, em que o primeiro fornece informações valiosas sobre como o segundo ocorre. Métricas, relatórios e avaliação contínua do fluxo de trabalho são fundamentais para tomar as decisões corretas.
• Evolua de forma colaborativa e experimental. Sendo o Kanban um processo de melhoria evolutivo, seus resultados ocorrem em médio ou longo prazo, e acontecem na medida em que a comunidade se envolve com pequenas mudanças que melhoram o desempenho. Cada mudança é medida, avaliada e pensada cientificamente, o que não é difícil uma vez que se tem o diagrama do processo claramente ilustrado, e assim se pode avançar para a melhoria global e contínua da organização.

Diferenças entre Kanban e Scrum

Tanto Kanban quanto Scrum são metodologias de organização de projetos, que enfatizam o movimento contínuo e eles se concentram em tarefas pequenas, simples e específicas. Ambos têm uma aproximação Ágil e Aprenda (“Agilidade e aprendizado”), mas abordam seus processos de maneiras muito diferentes entre si.

Assim, enquanto o Kanban enfatiza a visualização do fluxo de trabalho e do fluxo contínuo, Scrum propõe a implementação de cronogramas para cada ciclo de atribuição e entrega (corrida) que geralmente variam de uma a quatro semanas. Kanban é um modelo estável, comprometido com a previsibilidade e a mudança experimental; O Scrum, por outro lado, é um modelo altamente adaptativo e estruturado, embora com papéis fixos definidos.

Continue com: Organização administrativa

Referências

• “Kanban” na Wikipédia.
• “Kanban (desenvolvimento)” na Wikipedia.
• “O que é Kanban?” em Como o trabalho realmente é feito.
• “O que é um quadro Kanban? Noções básicas e benefícios” no consultor da Forbes.
• “Kanban versus Scrum. Qual é a diferença?” em Coursera.