Explicamos o que é gestão administrativa, suas funções, importância e características. Além disso, uma breve revisão histórica.
O que é gestão administrativa?
Gerenciamento administrativo É o conjunto de atividades realizadas para administrar uma organização através da gestão racional de tarefas, esforços e recursos.
Sua capacidade de controlar e coordenar as ações e as diferentes funções desempenhadas dentro da empresa permite prevenir problemas e atingir objetivos. A condução sistemática de uma gestão administrativa correta favorece a obtenção de resultados favoráveis para a organização.
A importância da gestão administrativa consiste em preparar a organização e prepará-la para agir mas com antecedência, contemplando todos os meios e procedimentos de que necessita para cumprir os seus objetivos e reduzir efeitos negativos ou possíveis problemas.
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Funções de gestão administrativa
A gestão administrativa é um processo que inclui quatro funções principais:
- Planejamento. É a primeira função necessária para orientar e desenvolver com sucesso as etapas seguintes. Consiste em projetar metas, definir objetivos e estabelecer os recursos e atividades necessárias a serem realizadas em determinado período de tempo. Para isso, por exemplo, pode ser realizada uma investigação interna e ambiental através de ferramentas de análise como “cinco forças de Porter” ou “SWOT”.
- Organização. Consiste em montar uma estrutura de distribuição dos recursos humanos e económicos de que a empresa dispõe para organizar e desenvolver o seu trabalho e atingir os objetivos planeados. Aqui são determinadas as áreas dentro da organização, as tarefas são agrupadas de acordo com os cargos e o pessoal adequado é selecionado.
- Endereço. Consiste em executar estratégias planejadas, direcionando esforços para objetivos por meio de liderança, motivação e comunicação. Envolve motivar os colaboradores, manter uma comunicação fluida com todas as áreas da organização e estabelecer mecanismos de avaliação constantes, entre outros.
- Ao controle. Consiste em verificar se as tarefas diárias estão progredindo de acordo com as estratégias planejadas, de forma a otimizar a tomada de decisões, reorientar algumas atividades, corrigir problemas ou avaliar resultados, entre outros. É uma tarefa administrativa que deve ser realizada com profissionalismo e transparência. Medir os resultados obtidos (para compará-los com os resultados planeados) permite uma melhoria contínua.
Características da gestão administrativa
Gerenciamento administrativo está a cargo do gerente administrativo, que supervisiona as operações da organização e garante que o fluxo de informações seja eficaz e que os recursos sejam utilizados de forma eficiente. Proporcionar valor acrescentado à organização, dado que esta consegue identificar práticas obsoletas e desenvolver processos que contribuam para a melhoria.
O gerente administrativo Geralmente tem uma equipe de trabalho responsável, composta por chefes, analistas e gestores.. O gestor administrativo e a sua equipa têm diversas responsabilidades a cumprir e, dependendo da área ou especialidade em que atuam, podem tratar de:
- Propor e desenvolver políticas, padrões e procedimentos.
- Liderar diversas equipes de trabalho.
- Supervisionar a execução orçamentária da empresa.
- Propor e implementar melhorias nas políticas de gestão de pessoas.
- Controlar o processo de remuneração dos funcionários.
- Desenvolver programas de treinamento e desenvolvimento de pessoal.
- Realizar estudos e diagnósticos periodicamente sobre o ambiente de trabalho.
- Propor, informar e manter atualizada a diretoria da organização.
- Preparar planos e previsões de vendas.
- Selecione estratégias de vendas.
- Faça um diagrama da distribuição do espaço de trabalho dos funcionários.
História da gestão administrativa
A gestão administrativa atual é resultado de diversas contribuições ocorridas ao longo da história. Entre os principais protagonistas estão:
- Confúcio (551 aC – 479 aC). Foi um filósofo, político e pensador de renome chinês que enunciou uma série de regras para a administração pública. Por exemplo, os funcionários públicos tinham de conhecer bem a situação do país para resolverem os problemas, não deviam ser seleccionados com base em favoritismo ou partidarismo e os funcionários tinham de ser pessoas honestas.
- Adam Smith (1723-1790). Foi um economista e filósofo escocês que na sua tese “A Riqueza das Nações” afirmou a chave para o bem-estar social que residia em dois princípios: a divisão do trabalho e a livre concorrência, como ações necessárias para aumentar o nível de produção e para alcançar a especialização de cargos dentro de uma organização.
- Henry Metcalfe (1847-1927). Ele foi um soldado, inventor e teórico americano que publicou novas técnicas de controle para administração científica através de seu livro “O custo de produção e administração de oficinas públicas e privadas”.
- Woodrow Wilson (1856-1924). Foi um político e advogado americano que conseguiu separar os conceitos de política e administração, concedendo a esta última o estatuto de ciência, o que promoveu o seu ensino a nível académico.
- Frederick Winslow Taylor (1856-1915). Foi um engenheiro industrial e economista americano que promoveu métodos científicos de trabalho, com o objetivo de alcançar maior eficiência na produção industrial, otimizando o trabalho do funcionário.
- Henry Fayol (1841-1925). Foi um engenheiro e teórico turco que desenvolveu a teoria geral da administração, mas focou no desempenho da gestão hierárquica da organização para que esta desenvolvesse todas as funções administrativas (e não apenas no trabalho do funcionário como Taylor propôs).
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Referências
- «Gestão Administrativa» em Instam.org
- «A importância da gestão administrativa» in GestionPatino
- “Gerenciamento Administrativo” no Scribd.com
- «O processo administrativo e suas funções básicas» em Gestiopolis.com