Explicamos quais são as funções da administração definidas por Henry Fayol e as características de cada uma.
Funções de administração
As funções da administração São tarefas universais que permitem coordenar o conjunto de atividades que ocorrem numa empresaefetivamente.
Um dos primeiros teóricos a definir essas diretrizes foi Henry Fayol. Este engenheiro francês apresentou uma abordagem clássica à administração, depois de vivenciar as consequências da Revolução Industrial e da Primeira Guerra Mundial.
As funções administrativas impactam toda a estrutura de uma organização, desde os níveis inferior e médio (com trabalhadores e profissionais liberais) até os níveis mais elevados (com capacidade de gestão, que inclui a área administrativa).
Embora o objetivo final de uma empresa seja gerar lucros, as funções administrativas são as medidas que devem ser seguidas para atingir seus objetivospor meio de diferentes ações e estratégias.
Veja também: Teoria clássica de gestão
A função de planejamento
A função de planejamento é a primeira e mais importante de gestão administrativa. Segundo Fayol, a empresa precisa de um bom plano de ação (ou projeção), do qual toda a estrutura deve participar, o que permitirá gerenciar a área de produção, pessoal e recursos.
Planejamento Pode ser de curto e longo prazo.. Além disso, deve ser considerado como um processo contínuo, ou seja, a gestão tem de projectar, implementar e rever o seu planeamento regularmente para ajustar o plano conforme necessário e com base no progresso alcançado.
O desenvolvimento do planejamento envolve definir aspectos da empresa, como:
- A missão. Refere-se ao propósito para o qual a organização foi criada.
- A visão. Refere-se à situação de longo prazo em que a organização deseja ser colocada.
- Os valores. Refere-se ao conjunto de regras e princípios pelos quais a instituição se rege.
- Os objetivos. Refere-se a propósitos mais específicos do que a visão, embora também possam ser de longo prazo.
Mais em: Planejamento em administração
A função de organizar
A função de organizar É fundamental para a empresa durar ao longo do tempo. A ordenação das tarefas por áreas e estrutura geral permite otimizar os recursos necessários, aproveitar o tempo de trabalho, melhorar o fluxo de trabalho e tomar melhores decisões.
Resumindo, organize todas as partes que compõem a organização aumenta a produtividade e melhora os lucros.
Além dos objetivos traçados, dos imprevistos que possam surgir ou do responsável pela gestão, é necessário organizar cada parte da empresa no que se chama “organograma”, uma representação gráfica da estrutura que mostra a interação entre cada parte e as pessoas que a compõem.
Os principais tipos de organização podem ser:
- Linear. Consiste no tipo de organização mais antigo e simples e baseia-se no princípio da unidade piramidal de comando com uma autoridade única, canais formais de comunicação e decisões centralizadas.
- Funcional. Consiste em um tipo de organização baseada na especialização. Caracteriza-se por autoridade dividida, canais de comunicação diretos, descentralização de decisões e ênfase na especialização de tarefas.
Mais em: Organização administrativa
A função de dirigir
A função de dirigir é típica da gestão e consiste em dar ordens à força de trabalho. Instruções claras e concretas da gestão, através dos canais apropriados, garantem o bom desempenho dos colaboradores.
Além disso, a motivação dos subordinados é importante para obter melhores respostas tanto na produtividade quanto no ambiente de trabalho. Porém, dependendo da estrutura da empresa, pode ser difícil para a administração manter um relacionamento próximo com todos os colaboradores.
Os gestores devem ter canais de divulgação ou comunicação adequadosque lhes permitem transmitir mensagens claras, receber feedback e estar cientes do que os funcionários pensam (por exemplo, através de testes de desempenho de funcionários realizados por supervisores ou pesquisas de satisfação dos trabalhadores).
Mais em: Gestão administrativa
A função de coordenar
A função de coordenar consiste em harmonizar todas as atividades e esforços de cada parte do organograma, para que atuem em conjunto em direção aos objetivos gerais da empresa. Cada área da organização deve complementar e enriquecer com o trabalho das demais partes.
A liderança deve se concentrar na coordenação, para alcançar a motivação dos funcionários, fluxo de trabalho adequado e produtividade eficiente. Uma ferramenta fundamental para a coordenação é a comunicação através de vários canais, que permitem emitir mensagens claras e manter proximidade com cada trabalhador.
A contratação de pessoal é um processo que envolve contratar trabalhadores adequados e reter aqueles que são adequados para a empresa (por meio de treinamento, remuneração e avaliação de funcionários). A ação de coordenação em todas as áreas permite-nos detetar o perfil de colaboradores necessário para cada tarefa.
A função de controlar
A função de controlar ou monitorar Garante que as tarefas sejam realizadas conforme planejado. É necessário que os gestores realizem avaliações de desempenho dos funcionários regularmente para antecipar possíveis obstáculos ou desvios de tarefas (que dificultariam o alcance dos objetivos).
Os gerentes podem estabelecer padrões de desempenho para medir o desempenho entre os trabalhadores. Com os resultados da análise, a gestão pode tomar decisões mais acertadas, tanto para resolver conflitos quanto para corrigir erros em relação ao planejado.
Mais em: Controle na administração
Referências
- «As cinco funções da gestão por Henry Fayol» en Notesmatic
- «As 5 funções da administração de Henri Fayol» na Web e nas empresas
- «Henri Fayol: Planejamento, organização, comando e controle» em Managers.org.uk
- «Papel da administração nas organizações» in Emprendices