Explicamos o que é um gráfico de Gantt e para que serve. Além disso, como fazer passo a passo, com exemplos, e suas vantagens e desvantagens.
O que é um gráfico de Gantt?
O gráfico de Gantt, também chamado de cronograma de Gantt, gráfico de Gantt ou tabela de Gantt, é um organizador gráfico que representa visualmente a duração de cada tarefa ou etapa de um projetouma meta ou processo produtivo de uma empresa ou instituição.
O gráfico de Gantt é criado na fase de planejamento para determinar quanto tempo cada atividade levará em relação à duração total de um projeto. Além disso, permite organizar a forma como as tarefas serão realizadas no que diz respeito à sua sequencialidade ou sobreposição, uma vez que podem ser desenvolvidas uma após a outra ou simultaneamente.
Este diagrama desempenha um papel fundamental na etapa de execução de um projeto, pois É usado para controlar se todas as atividades são realizadas no prazo e determinar se é necessário incluir modificações no plano original.
O gráfico de Gantt consiste nos seguintes elementos:
- Actividades. São as diferentes tarefas de um projeto e estão anotadas na coluna da esquerda ou em cada barra.
- Tempo. Está dividido em horas, dias, semanas, meses ou anos na linha superior.
- Barras ou linhas. Sua duração indica quanto tempo duram as atividades e suas datas de início e término.
- Conquistas. São os momentos-chave do projeto que ocorrem porque uma tarefa ou etapa foi concluída.
- Dependencias. Indicam que existem tarefas cujo início depende da conclusão de outras.
O gráfico de Gantt tem esse nome porque foi inventado no início do século 20 por Henry Gantt, engenheiro americano especializado na organização e medição da produtividade empresarial.
Veja também: Linha do tempo
Para que serve o gráfico de Gantt?
O gráfico de Gantt é usado para:
- Representar visualmente o planejamento e a organização de um projeto. É utilizado para ver quais atividades são necessárias para um projeto e quando cada uma será realizada.
- Agende e solicite projetos complexos. É utilizado para ver em que ordem serão realizadas as atividades em projetos dos quais muitas pessoas participam.
- Gerencie quais pessoas ou áreas realizarão cada atividade. É utilizado para distribuir tarefas e ver quando começa e termina o trabalho de cada indivíduo ou setor e quando deve começar o próximo.
- Calcule tempo, mão de obra e custo de um projeto. É utilizado para saber aproximadamente quando o projeto estará pronto, a quantidade de pessoas que irão trabalhar e quanto custará.
- Veja como o projeto está progredindo. É utilizado para ver quais tarefas estão concluídas, quais estão sendo concluídas e quais ainda não foram iniciadas, e para verificar se tudo está funcionando corretamente.
- Reorganizar o trabalho. Uma vez iniciado o projeto, poderão ser feitas as modificações necessárias neste diagrama para adaptá-lo ao ritmo e modo de trabalho.
Além disso, é importante destacar que o gráfico de Gantt permite planejar projetos em diferentes níveis de organização:
- Nível estratégico. É aquele em que são planejados projetos de longo prazo relacionados às políticas e objetivos de uma empresa ou organização.
- Nível tático. É aquele em que são planejados projetos de médio prazo relacionados ao funcionamento geral ou a uma área específica.
- Nível Operativo. É aquele em que são planejados projetos de curto prazo relacionados ao cotidiano de cada setor ou pessoa.
Veja também: Gerenciamento de projetos
Como fazer um gráfico de Gantt?
Para fazer um gráfico de Gantt, você deve seguir uma série de etapas:
- Defina como será o projeto. Você deve determinar o que deseja alcançar com o projeto e o que é necessário para realizá-lo. Por exemplo: ao planejar a abertura de um restaurante, é necessário fazer reformas no estabelecimento, contratar funcionários e definir quais pratos e a que preço serão servidos.
- Liste todas as atividades do projeto. Todas as atividades necessárias do início ao fim do projeto devem ser anotadas. Eles são anotados na coluna da esquerda de acordo com sua ordem. Por exemplo:
- Determine quanto tempo dura cada atividade. Deverá ser indicado quanto tempo durarão as atividades, sua data de início e término e se há alguma que se sobreponha ou seja desenvolvida simultaneamente. Na linha superior são anotadas horas, dias, semanas, meses ou anos, e a duração de cada atividade é representada por linhas ou barras. Por exemplo:
- Atribuir tarefas. Alguns diagramas indicam quem executará cada tarefa. Existem diferentes formas de representá-la, por exemplo, cada barra ou linha possui uma cor diferente para indicar quem é o responsável pela atividade. Além disso, cores são usadas para indicar o andamento de cada tarefa. Por exemplo, o seguinte detalha o andamento das tarefas até meados da quinta semana:
- Calcular o tempo total do projeto. Deve indicar quanto tempo durará o projeto, quando começará e quando terminará. Por exemplo:
- Marque os marcos. Os momentos-chave do projeto devem ser indicados com um losango ou losango. Por exemplo:
- Indique se existem dependências. Deve ser indicado com setas se existem dependências entre as diferentes tarefas. Por exemplo:
- Faça as modificações necessárias. Depois que o projeto for iniciado, algumas datas provavelmente precisarão ser alteradas, pois uma tarefa pode levar menos ou mais tempo do que o esperado. Por exemplo:
Exemplos de gráficos de Gantt
Este gráfico de Gantt representa como as tarefas são divididas e a duração de cada uma, para organizar melhor a forma de trabalhar e chegar em tempo hábil à entrega estipulada.
Neste caso, o gráfico de Gantt é essencial, pois permite representar as dependências para melhor organizar as diferentes etapas do processo e otimizar os tempos de trabalho.
Vantagens e desvantagens do gráfico de Gantt
O gráfico de Gantt tem muitas vantagens:
- Permite visualizar as etapas de um projeto de forma simplificada e detalhada, pois mostra quais atividades devem ser realizadas e quando e quais pessoas ou setores estão envolvidos.
- Serve de orientação para o gestor do projeto, que poderá gerenciá-lo e, se necessário, reprogramar a organização das atividades.
- Mostra como as tarefas e equipes de trabalho estão relacionadas e se existem dependências.
- É fundamental evitar problemas causados por atrasos nas tarefas, reprogramar o cronograma de atividades e encontrar soluções para problemas organizacionais.
- Pode ser adaptado às mudanças que surgem durante a execução do projeto.
No entanto, este diagrama também tem desvantagens:
- Pode levar muito tempo para ser concluído.
- Não permite indicar antecipadamente possíveis alterações ou variações nas tarefas, pois representa o único guia possível para a realização de um projeto.
- Deve ser constantemente modificado após o início do projeto.
- Geralmente não permite adicionar muitos detalhes, por exemplo, não é possível adicionar descrições às tarefas.
- Pode não funcionar para projetos que exigem muitas tarefas, porque as informações não são bem compreendidas.
Veja também: Plano de ação
Quem deve usar um gráfico de Gantt?
Os gráficos de Gantt são utilizados em empresas, instituições e em diversas atividades (por exemplo, em arquitetura e engenharia são utilizados para organizar as diferentes etapas de uma construção).
Aqueles que costumam confiar nos gráficos de Gantt para planejamento são:
- gerentes,
- membros do conselho,
- diretores de área,
- equipes de trabalho, entre outros.
O objetivo é planejar diversos projetos, como o lançamento de um produto, uma campanha de marketing, a reestruturação de uma empresa e as etapas necessárias para atingir objetivos e metas.
Continue com: Organizadores gráficos
Referências
- Durán Asencio, A. (2019). Gerenciamento eficaz do tempo. E-learning editorial.
- Galindo Ruíz, C. J. (2011). Formulação e avaliação de planos de negócios. Edições da U.
- Terrazas Pastor, R. (2011). Planejamento e programação de operações. Revista Perspectivas, (28), 7-32. http://www.scielo.org.bo/