Explicamos o que é um inventário, sua utilidade, classificação e como realizá-lo. Além disso, suas vantagens, desvantagens e vários exemplos.
O que é um inventário?
Um inventário é a classificação detalhada dos bens móveis e imóveis que compõem o fluxo comercial de uma pessoa ou de uma empresa. Os inventários são realizados em um determinado período de tempo.
Com o estoque, grandes e pequenas empresas carregam controle exaustivo de mercadorias e vendas que são realizados durante o período comercial. Ao final desse período, a empresa obtém o balanço final e compara com o de outros anos para tirar conclusões e tomar ações comerciais com base no resultado.
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Para que serve um inventário?
O estoque é utilizado nas empresas como sistema de controle e registro de lucros, uma vez que fornece informações resumidas e concretas sobre ações de compra e venda de bens ou serviços.
A relação direta entre estoque e contabilidade é o núcleo central do comércio, por isso as empresas devem sempre manter um controle tenaz em suas operações. Através do inventário você pode saber o status atual da empresa a partir daí tomar decisões que permitam administrá-lo e gerenciá-lo lucrativamente.
Conhecer a demanda de um produto é importante para realizar compras no atacado de matérias-primas ou insumos e reduzir custos, o que permite manter uma produção constante sem escassez de insumos.
Tipos de estoques
Existem diferentes tipos de estoques que variam dependendo do porte ou particularidade de cada empresa e do tipo de produção.
De acordo com sua forma:
- Estoque de produtos acabados. Composto por produtos manufaturados que serão ou são colocados à venda.
- Estoque de matérias-primas. Composto por elementos que uma vez processados constituirão um produto.
- Estoque de produtos em processo de fabricação. Compostos por produtos que estão em processo intermediário, não são matéria-prima nem produto acabado, ou seja, estão em processo de execução ou conformação.
Dependendo do momento:
- Inventário inicial. Realizado antes do início das operações em uma empresa.
- Inventário final. Realizado pela empresa ao final de cada período contábil.
De acordo com a periodicidade:
- Inventário perpétuo. É gerenciado tecnologicamente por meio de software de banco de dados. Os dados são atualizados instantaneamente a cada entrada ou saída de um produto.
- Inventário periódico. É realizada através de uma contagem física da mercadoria a cada determinado período de tempo.
De acordo com a logística:
- Reservar estoque. Formado por excedentes de produção que são utilizados em caso de aumento da demanda ou falhas no processo produtivo.
- Estoque em trânsito. Composto por aqueles produtos que ainda não chegaram à empresa por estarem nas mãos de fornecedores ou transportadores.
- Inventário de ciclo. Composto por mercadorias ou matérias-primas que são adquiridas em excesso para reduzir o custo por unidade de compra.
- Previsão de estoque. Formado por mercadorias excedentes que são produzidas em períodos de baixa demanda para suprir períodos de alta demanda.
- Inventario de desacoplamiento. É utilizado entre dois processos cuja taxa de produtividade não está sincronizada.
Como criar um inventário periódico?
- Delimite os produtos a serem inventariados. É importante estabelecer quais produtos serão inventariados para retirá-los e isolá-los para que não se misturem com o restante da mercadoria. Você pode ter uma prateleira ou sala especial para fazer o inventário.
- Escolha uma data. Muitas empresas realizam este trabalho trimestralmente ou semestralmente e algumas incorporaram um inventário permanente (após fazer um inventário inicial e carregar as informações no software, a entrada e saída de mercadorias é atualizada automaticamente). É aconselhável escolher um dia em que o negócio esteja fechado ao público. Lembre-se de que o processo pode demorar mais horas ou dias do que o estipulado.
- Contrate pessoas, se necessário. O processo de inventário costuma ser um trabalho longo e tedioso, dependendo da quantidade de peças a serem inventariadas, pode-se contratar mão de obra externa à empresa ou negócio para realizar o trabalho. Isto deve ser levado em conta na elaboração do orçamento.
- Tenha material de escritório. Os artigos de papelaria (etiquetas, canetas, folhas) são essenciais para um trabalho limpo e ordenado. As etiquetas podem ser utilizadas para rotular os produtos ou grupos de produtos já inventariados.
- Estabeleça um código para classificar diferentes tipos de mercadorias. É aconselhável atribuir um código a cada produto, isso permitirá que você encontre os produtos na planilha de forma mais simples no futuro.
- Escolha uma planilha ou software para inserir os dados. À medida que a mercadoria é contabilizada, os dados são inseridos a lápis em uma planilha ou utiliza-se uma planilha online ou software para consultá-la futuramente de forma simples e rápida.
Vantagens e desvantagens do estoque
Vantagens:
- Funciona como um mecanismo de ordem e controle.
- É usado para detectar perdas ou roubos.
- Permite conhecer os níveis de produção.
- Ajuda saber o valor de uma empresa.
- Permite conhecer a curva de demanda e enfrentá-la.
Desvantagens:
- Requer uma grande quantidade de mão de obra para realizar o processo.
- Representa um grande custo de armazenamento.
- Consome muito tempo.
Exemplo de inventário
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Referências
- “Inventário” na Wikipédia.
- “O inventário físico” no CEUPE.
- “Inventário” em Collins.
- “Gerenciando seu inventário comercial” em Negócios.